Führung teilen – gemeinsam führen: Wie geht das?
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Anna Schwedes und Monika Schimmelpfennig-Smuda leiten seit Oktober 2016 gemeinsam eine Abteilung, die bis 31. Dezember 2018 knapp 40 Mitarbeitende umfasste. Bis Dezember 2018 wurden in dieser Abteilung die drei Förderlinien FEB (Förderprogramm Entwicklungspolitische Bildung), AGP (Aktionsgruppenprogramm) und PFQ (Programm zur Förderung entwicklungspolitischer Qualifizierungsmaßnahmen) sowie programmübergreifende Seminare verwaltet. Seit 1. Januar 2019 ist FEB in eine eigene Abteilung ausgegliedert.
Engagement Global: Gemeinsame oder geteilte Führung?
Anna Schwedes: Wir verstehen unser Jobsharing als gemeinsames Führen einer Abteilung. Es geht uns darum, gemeinsam Strategien zu definieren, diese für die Abteilung zusammen erfolgreich umzusetzen und dabei die jeweiligen Stärken zu berücksichtigen.
Monika Schimmelpfennig-Smuda: Eine geteilte Führung wäre beim Jobsharing nicht möglich, denn wir verantworten eine gemeinsame Aufgabe, die Führung der Abteilung - anders als bei der Kombination von zwei Teilzeit-Kräften mit jeweils eigenem Verantwortungsgebiet.
EG: Was hat euch bewegt, gemeinsam die Abteilung zu führen beziehungsweise die Abteilungsführung zu teilen?
Anna Schwedes: Nach meiner Elternzeit stellte sich mir die Frage, wie und ob ich meine Aufgabe als Leiterin einer personalstarken Abteilung wieder wahrnehmen könnte. Hinzu kam, dass ich eine lange Anfahrt zur Arbeit habe. Mir war es wichtig, sowohl Zeit für mein Kind zu haben als auch die Interessen der Abteilung mit Power und Qualität zu vertreten.
Monika Schimmelpfennig-Smuda: Auch ich stand nach meiner Elternzeit vor der Herausforderung Führungsposition und Kind miteinander zu verbinden.
Anna Schwedes und Monika Schimmelpfennig-Smuda: Wir hatten uns beide bereits mit dem Modell des Jobsharings beschäftigt. Umso mehr waren wir froh und dankbar, dass sich uns aufgrund der gleichen Ausgangssituation diese Möglichkeit bot und unsere Vorgesetzten bereit waren, dieses Pilotvorhaben zu testen. Natürlich ist es auch sehr spannend neue Wege zu beschreiten und mögliche Arbeitszeitmodelle der Zukunft bei Engagement Global mit zu entwickeln.
EG: Wie habt ihr das im Arbeitsalltag organisiert?
Anna Schwedes: Ich bin montags bis mittwochs im Büro, Monika mittwochs bis freitags. Neben den gängigen Aufgaben nutzen wir den Mittwoch für die Abstimmung untereinander sowie für Sitzungen mit dem Team. Grundsätzlich haben wir keine getrennten Aufgabengebiete, sondern eher Schwerpunkte, auf die sich die Einzelne konzentriert. Die akut anfallenden Aufgaben teilen wir auf und versuchen diese weitestmöglich alleine umzusetzen, um zeitaufwändige Abstimmungen zu reduzieren.
Monika Schimmelpfennig-Smuda: Bei Urlauben oder im Krankheitsfall vertreten wir uns gegenseitig oder werden von unserer Stellvertretung vertreten. In der Praxis stellt sich das manchmal sehr schwierig dar, da wir drei an die Kita-Ferien gebunden sind. Bis jetzt haben wir dennoch immer Lösungen gefunden.
EG: Was habt ihr als besonders schwierig empfunden bei der gemeinsamen Führung?
Anna Schwedes und Monika Schimmelpfennig-Smuda: Die hohe Geschwindigkeit der Prozesse und Aufgaben auf Führungsebene und die Tatsache, dass viele Aufgaben nur in Abstimmung mit anderen Einheiten erledigt werden können, führt dazu, dass einige Aufgaben zwischen uns beiden hin und her geschoben werden müssen. Das kann frustrierend sein und macht zusätzliche Abstimmung erforderlich, aber ist natürlich wichtig, um Fristen einzuhalten.
EG: Was hat euch geholfen?
Monika Schimmelpfennig-Smuda: Da es noch keine Vorerfahrungen im Haus mit Jobsharing auf Abteilungsleitungsebene gegeben hat, verstehen wir uns als Pilot, bei dem erprobt und weiterentwickelt werden muss.
Anna Schwedes: Kostbar waren dabei die Rückmeldungen aus dem Team, von den Vorgesetzten aber auch die externe Prozessbegleitung der Abteilung sowie unsere Netzwerke.
Monika Schimmelpfennig-Smuda und Anna Schwedes: Ohne die gegenseitige Offenheit und ein 100 Prozent Vertrauen untereinander würde das Jobsharing nicht funktionieren.
EG: Welche Tipps könnt ihr Kolleginnen und Kollegen geben, die über eine „Doppelspitze“ nachdenken?
Anna Schwedes und Monika Schimmelpfennig-Smuda: Wenn Interesse an Jobsharing besteht, sollte vorab mit der Führungskraft geklärt werden, ob in der jeweiligen Position Jobsharing sinnvoll und möglich ist oder ein anderes Teilzeit-Modell besser passen würde. Wenn ja, dann sollten im Vorfeld genau die Erwartungen, Rollen und Workflows sowie die Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit besprochen und dann regelmäßig überprüft werden. Und natürlich muss ein Tandempartner gefunden werden, mit dem es zeitlich, zwischenmenschlich und fachlich passt. Man sollte sich bewusst sein, dass Jobsharing – trotz all der Vorteile - kein Selbstläufer ist. Jobsharing bedeutet auch immer erhöhte Abstimmung, Zeitaufwand und Kompromisse. Wer Interesse am Modell hat, kann gerne auf uns zukommen.
